Dagelijks beheer

 

Actief dagelijks beheer is belangrijk voor het goed functioneren van een Vereniging van eigenaren (VvE). Minimaal een keer per jaar wordt de algemene ledenvergadering gehouden. De volledige organisatie van de vergadering, het uitvoeren en bewaken van de acties verzorgt MHD VvE-beheer voor u. MHD is op de hoogte van de regels, procedures en eventuele wetswijzigingen. Hiermee kunnen wij u optimaal ondersteunen, zoals met het up-to-date houden van de ledenadministratie, de handhaving van de regels, de procedures en het administratief beheer. MHD is toegankelijkheid voor schriftelijke en telefonische vragen van de leden, een vraagbaak. Dit alles in nauw overleg met het bestuur en/of de commissies.

 

Onze werkzaamheden kunnen bestaan uit:

 

 

 

Ten aanzien van de Algemene ledenraadvergadering

 

· het organiseren van de ledenvergadering

· Het voorbereiden en overleg voeren over de ledenraadvergadering

· Het opstellen en versturen van de vergaderstukken, waaronder de uitnodiging, agenda, jaarstukken eventuele volmachten

· Het bijwonen en of voorzitten van de ledenvergadering

· Het maken van de notulen en verzenden

· Het bijhouden en uitvoeren van de vergaderbesluiten

· Het bijwonen en/of uitvoeren van de buitengewone bestuursvergaderingen of extra ledenraadvergaderingen.

 

 

 

 

 

 

Ledenadministratie

 

· Het aanleggen en bijhouden van de ledenregistratie

· Het verstrekken van informatie aan notarissen in verband met overdracht van een appartementsrecht

· Het verzorgen van de eindafrekening van een appartementsrecht

· Het informeren van een nieuwe eigenaar. De nieuwe eigenaar ontvangt informatie over de VvE en het huishoudelijk reglement.

 

 

 

Communicatie

 

· Het regelmatig informeren van de leden

· Het werken met vaste aanspreekpunten zodat leden altijd goed en snel geholpen worden

· Het verzorgen van de correspondentie voor de VvE

· Het aanschrijven van de leden bij overtredingen

· Alle leden ontvangen een persoonlijke inlogcode voor de portal van de VvE in Twinq

 

 

 

Overige werkzaamheden

 

· Het adviseren bij het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement

· Adviseren bij een eventuele maatregel bij een overtreding

· Inschrijving bij de Kamer van Koophandel en deze up-to-date houden

· Het archiveren van de stukken, de wettelijke stukken en de bewaartermijnen.

 

 

Financieel Beheer

 

Financieel-administratief beheer is een van de belangrijkste taken van een VvE.

Hierin spelen kwaliteit, vakkennis, betrouwbaarheid en nauwkeurigheid een belangrijke rol.

De financiële dienst maakt een overzichtelijke financiële planning zodat u niet voor verrassingen komt te staan. De crediteuren en crediteurenbewaking en het opstellen van de jaarrekening vormen de basis voor een goed financieel beheer. De taken die onder financieel beheer vallen zijn:

 

 

Debiteuren en crediteurenadministratie, dagelijks beheer

 

· Het administreren van de ledenbijdragen

· Het incasseren van de ledenbijdragen

· Het maken van facturen voor grooteigenaren

· Het signaleren en bewaken van eventuele achterstanden.

· Het herinneren en aanmanen van debiteuren

· Indien noodzakelijk inschakelen van de deurwaarder en het verzorgen van de communicatie daarover

· Verzorgen crediteurenadministratie

· Het controleren van facturen

· Het verzorgen van betalingen conform geldende afspraken

· Het openen, beheren en administreren van de bank- en spaarrekeningen van de VvE

· MHD adviseert over financiële wettelijke bepalingen voor de VvE

· Het verzorgen van doorbelastingen waar nodig.

· Het bijhouden tussenrekeningen, waaronder ook het controleren van schadebedragen

· Het voeren van een volledige boekhouding.

 

 

 

Begroting

 

· Het opstellen van de jaarlijkse begroting (hiervoor dient het meerjaren-onderhoudsplan (MJOP) als basis)

· Berekening van de hoogte van de servicebijdrage

· Toelichting van de begroting tijdens de ledenvergadering

 

 

 

Jaarstukken

 

· Na afloop van het boekjaar worden spoedig de jaarstukken opgesteld

· Het maken van het overzicht aandeel in de reservefonds per appartementsrecht

· Afstemmen van de jaarstukken met het bestuur

· Het verrekenen van het jaarresultaat met de eigenaren indien van toepassing

· Het verzorgen van de jaarstukken voor de eigenaren

 

 

 

Overige werkzaamheden

 

· Het verzorgen van individuele afrekeningen (bijvoorbeeld voor stook- of elektrakosten)

· Het verzorgen van de loonadministratie als er een huismeester is

· Op verzoek van leden/eigenaren informatie over de hoogte van de bijdrage verstrekken

· Archiveren van de verenigingsbescheiden

 

​

Informatievoorziening en communicatie

 

Een direct aanspreekpunt is voor een Vereniging van Eigenaren heel belangrijk.

Iedere VvE kan bij Monique Dreijer terecht.

Er wordt gewerkt met het beheerprogramma Twinq, waardoor alle informatie inzichtelijk is. Wij proberen niet alleen informatie te geven maar ook transparant te zijn. U kunt voor een eigen portal kiezen waarbij de leden een persoonlijke inlogcode ontvangen.

 

 

· Het beheren en onderhouden van de communicatie

· Het opzetten en inrichten van het portal van de VvE

· Het hebben van een vast aanspreekpunt

· Het snel antwoord geven op vragen en het verhelpen van storingen

· Het geven van advies en het aanspreekpunt voor het bestuur, de commissie en de leden

· Een vakbekwaam team die u op alle VvE gebieden kan helpen

 

 

Bouwkundig beheer en meer jaren onderhoudsplan

 

De Vereniging van Eigenaren heeft als doel het onderhouden van een complex op een efficiënte wijze. Een meerjarenplan en goede bouwkundige adviezen vormen hiervoor het fundament.

 

Onder onderhoud en groot onderhoud vallen in principe alle onderhoudswerkzaamheden aan het gebouw die op basis van een plan ( MJOP ) uitgevoerd worden.

 

 

Het Meerjaren onderhoudsplan (MJOP)

 

Het opstellen van het MJOP is voor de VvE een van de hoofdactiviteiten. Er wordt onderzocht welke activiteit nodig is om het gebouw bouwkundig op een efficiënte wijze te onderhouden. Er wordt op locatie een technische en bouwkundige inspectie uitgevoerd. Hierbij wordt een conditiemeting van het complex uitgevoerd. Deze technische, bouwkundige en financiële gegevens worden verwerkt in het MJOP.

 

 

Groot onderhoud

 

Het adviseren en maken van een plan van aanpak voor het uit te voeren groot onderhoud is van eminent belang. Hierbij hoort de volledige technische begeleiding ter plaatse, maar ook de administratieve afhandeling.

Dit is van toepassing voor terugkerend onderhoud maar ook voor renovatie. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het opvragen en beoordelen van offertes en de begeleiding en oplevering van groot onderhoud. Hierbij wordt ook de financiële draagkracht van de VvE in beschouwing genomen.

 

 

Duurzaamheid

 

Veel VvE's denken na over duurzame keuzes. MDH kan u helpen met informatie en adviezen met betrekking tot duurzaamheid. Het kan vaak klein beginnen van Led-verlichting tot uitgebreide meerjarige plannen voor isolatie en moderne verwarming van gebouwen. Verder is het van belang om duurzaam onderhoud op te nemen in het totale groot onderhoudsplan.

 

 

Overige

 

Het is van belang dat u een betrouwbare vakkundige gesprekspartner heeft bij de te maken keuzes. Alle zaken zijn transparant en inzichtelijk, hierbij wordt gebruik gemaakt van het portal van de VvE in Twinq

 

 

Technisch beheer

 

MHD is 24 uur per dag en 7 dagen in de week bereikbaar voor calamiteiten. Ons eigen team zorgt voor een goede afhandeling bij calamiteiten. Op een klacht wordt snel gereageerd, een storing wordt snel afgehandeld. Samen met u selecteren wij vaste leveranciers tegen goede condities. Afspraken en aandachtspunten voor de VvE worden vast gelegd en geëvalueerd.

Voor het technisch beheer kunt u vertrouwen op de expertise van onze bouwkundige beheerders.

 

 

Aanspreekpunt bij onderhoudsklachten van het gemeenschappelijk gedeelte

 

· het informeren van de betrokken partijen (bestuur, melder, leverancier en overige betrokkenen)

· Inzicht in de afhandeling van de onderhoudsklacht

· Het beoordelen of het oplossen van de klacht voor rekening van de VvE of de eigenaar komt

· Het behandelen van schade-aangelegenheden die onder dekking van de verzekering van de vereniging vallen.

· Het behandelen van onderhoudszaken die vallen onder garantiebepalingen en het toezien op en het naleven van deze garantiebepalingen.

 

 

Wat kunnen wij u bieden?

 

- Dagelijks beheer van de VVE

- Technisch beheer

- Juridisch, financieel en administratief beheer

- Opstellen en beheer onderhoudsbegroting meerjarenplanning onderhoud

- Vergaderingen voorzitten en begeleiden planning

- Adviezen voor en begeleiding van reparaties en groot onderhoud

- Offerte en referenties behandelen en begeleiden

 

​

Kwaliteitsevaluatie

​

Voor een kwaliteitsevaluatie is systematisch onderzoek nodig. Dit stelt een aantal eisen aan de organisatie die dit doet. Deze zal namelijk een plan moeten maken voor de uitvoering van deze evaluatie.

Een dergelijk plan bestaat vaak uit een aantal fasen:

· Voorbereiding van de evaluatie

· Verzamelen van gegevens en onderzoekpunten

· Beoordelen en analyse van de gegevens en de punten

· Opstellen van conclusies en aanbevelingen vastleggen over de follow-up van de evaluatie.

Onderzoek

 

Om de kwaliteitsevaluatie zo veel mogelijk te waarborgen wordt van tevoren aangegeven welke punten van belang zijn voor deze evaluatie. Deze opstelling is nodig om de belangen die u als VvE heeft in deze evaluatie naar voren te laten komen.

Het gaat bij deze evaluatie immers ook er om, dat de samenwerking tussen u als VvE en MHD geoptimaliseerd wordt.

Indien dit wenselijk is, kan er ook gewerkt worden met een externe auditor. De detaillering van het onderzoek wordt samen met u bepaald en kan ook per jaar verschillen afhankelijk van de belangen van uw VvE.

De kwaliteitsevaluatie zal gedaan worden volgens een vaste richtlijnen en procedure en is mede gericht op de evaluatie van de samenwerking.

 

 

Vastleggen van de uitkomsten van de kwaliteitsevaluatie

Door de regelingen in een kwaliteitssysteem vast te leggen, borgt de VvE de kwaliteit van de werkzaamheden van HMD. Tevens zal het de samenwerking bevorderen.

 

 

 

 

 

Verzekeringen en Schades

 

Elke VvE dient een tweetal verzekeringen verplicht af te sluiten, namelijk een opstal- en aansprakelijkheidsverzekering. Maar een VvE kan zich daarnaast ook voor andere zaken verzekeren. Voor elke VvE dienen de juiste verzekeringen afgesloten te worden, die aansluiten bij de wensen en behoeftes van de vereniging. Van MHD mag u verwachten dat wij u op een adequate wijze zullen adviseren, waarbij wij rekening houden met de omvang en complexiteit van uw VvE. Een belangrijk onderdeel van de verzekeringen is de schadeafhandeling en de snelheid waarmee dit wordt verricht. MHD beschikt over de benodigde kennis en contacten om deze werkzaamheden optimaal te regelen voor uw.

MHD kan u ontzorgen met betrekking tot verzekeringen en schadeafhandeling.

De werkzaamheden bestaan uit

- Het aanvragen en vergelijken van offertes bij verschillende verzekeringsmaatschappijen

- Het is mogelijk om te profiteren van mantelovereenkomsten voor diverse verzekeringen. Hierbij kan het meerwerk onbeperkt meeverzekerd worden

- Het beoordelen van offertes op bepaalde vereisten, bijvoorbeeld zoals appartementsclausule en eigenaarsbelang/individuele woningverbeteringen

- Het afsluiten van de verplichte en gewenste verzekeringen

- Opstal en aansprakelijkheidsverzekering (verplicht)

- Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

- Rechtsbijstand

- Milieuverzekering

- Ongevallenverzekering Vrijwilligers

- Het adviseren bij en afhandelen van schademeldingen